Beim Internet-Einkauf kommt es nicht selten vor, dass einem Kunden fehlerhafterweise der Betrag seiner Bestellung doppelt in Rechnung gestellt wird. Trotz der Identifizierung des Kunden, die zum Abschluss der Bestellung notwendig ist, ist es offenbar zuweilen schwierig, die Bankdaten des Kunden zur Rückerstattung des fälschlich eingezogenen Betrages zu erlangen. Was ist in dieser Situation zu tun?

Sie müssen den Kunden vom Eingang der nicht geschuldeten Zahlung in Kenntnis setzen und ihn um die Übermittlung seiner Bankdaten zur Rückerstattung des Betrages ersuchen. Zu diesem Zwecke sollten Sie den Kunden auf dem üblichen Kommunikationsweg kontaktieren und zu Dokumentationszwecken eine Aufzeichnung dieser Anfrage erstellen und speichern. Sofern Ihre AGB dies vorsehen, reicht hierzu eine einfache E-Mai aus. Sobald der Kunde Ihnen seine Bankdaten übermittelt hat, können Sie die Rückerstattung vornehmen. Buchführungstechnisch tragen Sie die betreffende Summe in der Zeile Einzelposition 485 „Durchgangsposten – Verbindlichkeiten“ ein (gemäß dem einheitlichen Kontenplan (plan comptable général normalisé)), bis die Rückerstattung abgeschlossen ist.

Erfolgt keine Antwort des Kunden, die Ihnen den Abschluss der Rückerstattung ermöglicht, fällt die betreffende Summe nach dem Ablauf von zehn (10) Jahren Ihrem Unternehmen zu, wobei auf solche Weise anfallende Sondererträge unter Konto 7688, „andere verschiedene Sonderträge“ (autres produits exceptionnels divers) (gemäß dem einheitlichen Kontenplan (plan comptable général normalisé)) im Kontext der Endjahrestransaktionen zu verbuchen sind.

Während dieser zehn Jahre, haben Sie das Recht die o.g. Dokumentation aufzubewahren, um ggfs. Ihre Bemühungen nachweisen zu können und dass Sie in ‚gutem Glauben‘ vorgegangen sind.