Depuis le 12 novembre 2024, il est obligatoire d’inscrire le numéro d’identifiant national luxembourgeois de toute personne physique inscrite dans le dossier d’une société / entité immatriculée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés, Luxembourg (le « R.C.S. Luxembourg »), et ce quel que soit sa qualité (ex : les associés d’une S.à r.l., tout mandataire social tel que les administrateurs / gérants, commissaires, délégués à la gestion journalière etc.).

N. B : il existe quelques exceptions (notamment celles liées aux mandataires judiciaires, et aux mandataires d’une société étrangère ayant une succursale luxembourgeoise).

2 possibilités :

1. La personne dispose déjà d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois (personne résidant ou travaillant au Grand-Duché de Luxembourg) ;

Uniquement le numéro d’identifiant national luxembourgeois de la personne physique inscrite auprès du R.C.S. Luxembourg devra être transmis.

N. B. : Les nom(s) et prénom(s) renseigné(s) doivent correspondre aux informations inscrites auprès du Registre national des personnes physiques.

2. La personne ne dispose pas encore d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois.

    • Demande de création d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois

À cet effet, certaines informations (ex : nom(s) complet(s), date, lieu et pays de naissance, nationalité, genre, adresse complète et précise du domicile privé…) et pièces justificatives relatives à l’identité et au lieu de résidence (passeport ou carte nationale d’identité en cours de validité) sont à communiquer au R.C.S. Luxembourg.

    • Émission du numéro d’identifiant national luxembourgeois

Le numéro ainsi créé par le gestionnaire du R.C.S. Luxembourg sera automatiquement envoyé par courrier à l’adresse du domicile privé de la personne physique concernée. Il est possible également de demander que ce numéro soit communiqué à un mandataire autorisé à cet effet, lors de cette demande.

N. B. :

  • Les informations transmises (genre, nationalité, adresse de résidence privée) seront uniquement transmises au Centre des Technologies de l’Information de l’État (CTIE) pour les besoins de la création du numéro d’identifiant national. Ce dernier NE SERA PAS RETRANSCRIT sur les extraits du R.C.S. Luxembourg de la société/entité concernée et ne SERA DONC PAS ACCESSIBLE AU PUBLIC.
  • Lors d’une période transitoire (non encore connue à ce jour) :
    • Tout dépôt ne touchant pas une personne inscrite auprès du R.C.S. Luxembourg (ex en relation avec les comptes annuels, transfert de siège, changement de dénomination etc.), sera possible sans la nécessité d’inscrire le numéro d’identifiant national luxembourgeois de chaque personne physique de la société / entité concernée.
    • Cependant tout dépôt concernant une personne physique (par exemple nomination d’un nouvel administrateur, changement d’un associé dans une S.à r.l. etc.) ne sera accepté qu’après avoir renseigné le numéro d’identifiant national luxembourgeois de ladite personne.

À l’expiration de cette période transitoire toutes formalités et / ou dépôts auprès du R.C.S. Luxembourg ne seront possibles que si les formalités relatives aux numéros d’identifiant national luxembourgeois de l’ensemble des personnes physiques de la société/entité concernée ont été effectuées.

Pour toute question ou assistance concernant ces formalités, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de pouvoir vous accompagner dans ces démarches.

Par Me Jean-Philippe FRANCOIS, Partner – Avocat à la Cour, et Mme Christelle PATARD, Paralegal.